3.1.11. 文件整理：

3.1.11. 文件整理：

“把文件全部丢掉”也没问题

书籍整理完毕之后，接下来就是文件的整理。

譬如，挂在墙上口袋型收纳袋中爆满的信件，冰箱上用磁铁贴住的小孩的学校通知单，靠在电话旁边没有回信的同学会回函，放在桌上好几天份的报纸。家中总在不知不觉之间就累积了狠多文件，形成好多个被风一吹就会如雪片般满天飞的纸堆。

虽然一般人都觉得，家庭中的文件绝对比办公室少，但其实不然。整理之后，从家里整理出来的纸量，至少也有整整两袋四十五公升垃圾袋，到目前为止的最高纪录是十五袋。家用碎纸机卡纸时嘎嘎嘎的声音，我已经听了不下几十次。

要管理这麼大量的文件，一定非常困难，不过我偶尔还是会碰到非常擅于管理文件的人，让我不禁肃然起敬。因为当我问：“目前如何管理这些文件？”对方甚至能够做出完美的说明。

“关於小孩的文件在这个文件夹，这个则是食谱的文件夹。杂誌的剪报在这里，电器的说明书则在这个盒子里……”

分类之详细，甚至让人听到一半就会走神。

老实说，我最讨厌做文件分类了。我不曾用很多文件夹，或是认真地用标识来分类。因为我觉得，如果是办公室里很多人共用的东西还说得过去，但平常在家里使用的文件，根本没有规规矩矩分类的必要。

从结论上来说，整理文件的基本原则就是“全部丢掉”。

我这么说，或许狠多人都会一脸错愕。但这世上真的没有比文件更麻烦的东西了，因为就算你小心翼翼地保管，也完全不令人心动，不是吗?

所以，除了“现在正在使用”“近期内都会需要”“需要一直保管”的文件之外，不符合这三项条件的就全部丢掉吧！

顺带一提，这里所说的“文件”，不包含以前收到的情书或日记等。一旦碰到这些“纪念品类”的东西，文件整理的速度就会骤降，这是显而易见的结果。

因此，首先只需集中在与心动完全无关的文件，一口气整理起来。朋友或情人寄来的信件则视为“纪念品”来处理，请先不要整理。

在一口气整理完这些与心动无关的文件后，剩下的文件该怎麼办呢？

我的文件整理法非常单纯，只分为两大类。不是保存，就是待办。文件基本上是全部丢掉，但硬是要留在手边的话，就按这两项来分类。

首先是待办。顾名思义，这类文件是自己必须处理的文件。譬如必须回复的信件、预计提交的报告、打算阅读的报纸等，都属于这个类别。不妨做一个用来装这类文件的“待办专区”吧！重点是这个专区只能有一个，而且绝对不能分散各处。我推荐的方法是，用一个可以把文件直立放入的直立型收纳盒来当待办区。把待办文件全都放进这个盒子里，不需分类。

至于保存的文件，则按使用频率再分成两类。但不做复杂的分类，一种是使用频率低的文件，换句话说就是契约相关文件，除此之外就是使用频率高的文件。

契约相关文件单纯就是指保单、保证书或租赁契约等。虽然很不甘心，但唯独这些文件，就算不心动也必须自动保管起来。由于几乎没有什么机会会自己拿出来用，所以这类文件在保管上也最可以偷懒。我建议的收纳方法，就是不用想太多，，用最普通的L型资料夹收在一起就好。

最后就是使用频率高的保存文件，换句话说就是非契约类、但仍保管起来的文件。譬如杂志剪报 、 研讨会的摘要等，自己会时常想要拿出来看的文件，就归入这一类。因为这一类文件若无法整理成像书籍一样容易阅读，就会失去保存的意义，所以适含用资料簿来收纳。其实这类文件最不可掉以轻心，因为明明是没有也无所谓的的东西，但就是容易在不知不觉间增加。整理文件的关键，可说就取决于如何减少这一类的文件。

总结来说，文件分为待办、保存（契约书）、保存（契约书之外）三种。重点就在于，每一类都要分别用一个盒子或资料夹统一收纳，而刻意不按文件的内容来分类。换言之，可以使用的盒子或资料夹最多只有三个。

千万不可以忘记的是，这个待办的收纳盒基本上是以“清空为前提”。

换句话说，请你了解，若待办收纳盒里还留有东西，就意味著你的人生中还有尚未完成的待办事项。请以维持空盒状态为目标。话虽如此，我自己家里的待办收纳盒也不曾清空啊……