3.1.12. 各种文件：

3.1.12. 各种文件：

麻烦的文件这样整理

文件的基本原则虽然是“全部丢掉”，但任谁都有难以丢掉的文件。在此，让我们一起来思考一下棘手文件的攻略法。

♦研讨会资料

热衷学习的人，应该都参加过研讨会，例如芳疗讲座、逻辑思考讲座、行销讲座、教育训练讲座……等。最近“朝活”蔚为风潮，所以狠多研讨会都在早晨举行，时间或内容的范围也都愈来愈广泛，选择丰富多元。讲师努力制作的课程纲要，就好像是学习的勋章，的确不容易丢掉。但愈是热衷学习者的房间，相当大部分的空间就容易被这类文件占领，散发出一种难以言喻的压迫感。

M小一姐（三十多岁）在广告公司工作，走进她房间的瞬间，就会陷入一种身处办公室的错觉。映入眼帘的是满满一整排的资料簿。“这全是去参加讲座时的讲义。”M小一姐是公认的讲座迷，她将参加过讲座的资料全都归档保存起来。

“有天想再拿出来读。”这也是经常听到的说法。但真的有人再拿出来读吗？没错，大多数人都没有。

这也是在住家最常发现的物品之一，拥有大量基本上同一类讲座资料的案例非常多，原因不外乎就是并没有真的掌握住讲座内容。

与其说这样的现象不好，倒不如说这代表过去的资料从来都没有再拿出来重读。说实话，讲座如果无法学以致用，是毫无意义的。听讲的瞬间就是价值所在，而上完课后是否能实践则是关键。讲座的授课内容，其实可以从书籍或任何地方读到，那为什麼要花大钱去参加研讨会？就是要去感受现场的气氛和讲师的热忱等。换句话说，真正的讲座资料就是讲座本身，是活生生的。

参加讲座前，请先有心理准备，在研讨会上发的资料全部都要丢掉。如果丢掉之后觉得可惜，再去参加一次同样的讲座就好。还有一点，要马上付诸行动。

反过来说，我认为人们就是因为手边随时都有资料，所以才不付诸行动。

顺带一提，过去的最高纪录是，发现足足多达一百九十次讲座的资料。不用说，我当然也请这位客户把所有的讲座资料文件“全部丢掉”。

♦信用卡消费明细

信用卡消费明细也请全部丢掉。话说回来，信用卡消费明细的目的到底是什麼？对大多数人而一言，这只是为了通知你“这个月用了那么多钱喔！”的通知书而已。

“啊！这样啊！用了那麼多啊！”经确认、了解，记录在家计薄上后，就应该马上丢掉。因为它的任务已经完成，光明正大地丢掉也不要紧。

再说，到底什么时候会对没有信用卡消费明细深感困扰呢？或许在信用卡自动扣款相关的诉讼上，会需要消费明细作为证据，但这种事基本上不可能发生。实在没有必要为了这种不可能发生的事，小心翼翼地保管著信用卡的消费明细。水电、瓦斯等银行帐户自动扣款通知书也一样。请狠下心把这些文件都丢掉吧！

话说回来，在我过去的客户中，最难丢文件的，应该就是夫妻两人都是律师的客户了。“如果诉讼时需要这份文件，那该怎麼办？”因为担心这样的问题，所以实在很难请他们把文件减量。不过，即使是以诉讼为生的这对夫妻，我最后还是让他们把几乎所有的文件都丢一了。所以把信用卡的消费明细丢掉，也完全没有问题。

♦电器产品等的保证书

电视、数位相机等电器制品都一定附有保证书。正因为这是家庭文件的最基本类型，所以大多数人都会把这类文件确实集中在一起保管。但遗憾的是……大多数人的这种做法就是差了那么一点点。

最常见的作法，就是用资料簿或风琴夹来保管收藏。这两种资料夹的魅力，就在于能够依电气制品的种类做详细的分类。但这种方法其实有一个陷阱，那就是分类分得太细，以致于常常有所疏漏。

如果使用这类资料夹来保管，应该都会把产品说明书和保证书放在一起。首先，大前提是把这些说明书都丢掉。重新检视时不难发现，这些东西几乎都不曾使用。基本上，需要详读说明书的电器制品，如数位相机或电脑等，说明书都狠厚，所以一开始就不会收到资料夹里。换句话说，现在资料夹里的说明书就算丢掉都不要紧。

我也会请我的客户把说明书类的东西都丢掉（无论是数位相机或电脑），大家一致反应“完全不造成困扰”。就算发生什麼问题，，大家都会自己设法修理，最后通常也都修得好，束手无策时只要去问当初购买的店家或上网查询，都没有解决不了的问题，所以大可放心。

回到保证书的话题，我最推荐的管理法，就是不分类、全部一起收进普通的L型资料夹里。

说穿了，一般人一年也用不到一次保证书，这种使用机率和中乐透一样低的文件，真的有必要一份一份细心周到地分类保管吗？再说，万一真的要用时，资科夹也没有贴上标签，还是得一页一页翻著找，对吧？所以不如全都放进一个L型资科夹，要找的时候全部拿出来找，两种方法所花费的一精一力和时间几乎相同。

此外，保证书如果分类分得太细，浏览到每一份的机会减少，一不留意很容易就累积一大堆已经过期的保证书。所以若全部都放在同一个资料夹，当需要其中一份时，只要一份一份地找，自然就会发现“啊！这个已经过期了”，就能自动检查到所有保证书。

这样的作法可以省去定期检查内容的麻烦手续，而且L型资料夹是每个家庭里的必备物品，所以也不需要特地去买。再说，使用空间也只有过去的十分之一以下，好处说也说不完。

♦贺年卡

贺年卡的任务就是“今年也请多多指教”的新年问候。换句话说，在新年收到贺卡的那一瞬间，它的任务就已经结束。等一抽一奖号码确认完毕后，“谢谢您今年也想到我”，心中对寄件者表达感谢之意后，丢掉也没关系。若想留下来作通讯录，那只要留下其中一年的贺年卡即可。第二年之后的贺年卡，除了让你心动的之外，赶紧全都丢掉。

♦ 已经用完的存折

已经用完的存折就是用完了，不会再反复拿起来看，就算反复看，存款也不会变多，所以乾脆地丢掉吧！

♦薪资明细表

薪资明细的任务，就是用来通知你：“这个月公司付给你这麼多钱喔！”收到之后，确认完内容的瞬间，任务就已结束。